Brandexperience 2025

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Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als Beschäftigte/r der Volkswagen AG, einer Gesellschaft des Volkswagen Konzerns („Konzernmitarbeiter/in“) sowie als Mitarbeiter/in von Tochtergesellschaften, National Sales Organisation (NSO) und National Sales Companies (NSC) der Volkswagen AG sowie als Mitarbeiter/in eines Flotten- oder Großkunden der Volkswagen AG im Rahmen des Geschäftsverhältnisses, durch die Volkswagen AG als alleinige datenschutzrechtlich Verantwortliche.

A. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“).

B. Verarbeitung personenbezogenen Daten

1. Verarbeitung von Protokolldateien

Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen:

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. 

2. Verwendung der Registrierungswebseite
Sie haben im Vorfeld bereits eine Einladung zur Veranstaltung per E-Mail an Ihre uns bekannte dienstliche E-Mail-Adresse erhalten. Diese enthält die Zugangsdaten zur Registrierungswebseite www.vwn-chefkonferenz.de bestehend aus Ihren automatisiert generiertem Benutzernamen und Initialkennwort. Bei der Erstanmeldung werden Sie nach Eingabe dieser Daten aufgefordert ein eigenes, sicheres Passwort zu vergeben. Die Login-Daten werden für jede Anmeldung auf der Webseite benötigt. 

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung des Veranstaltungsvertrages bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (zur Buchung der Veranstaltung) gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie sich als Mitarbeitender der Volkswagen AG registrieren, erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG), soweit die Registrierung und Teilnahme in Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit erforderlich. 

Ihre personenbezogenen Daten werden nach 9 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegen stehen.

3. Anmeldung zur Veranstaltung

Auf dieser Website können Sie sich für die Veranstaltung Chefkonferenz 2025 der Volkswagen AG anmelden. Zu diesem Zweck und zur Veranstaltungsdurchführung werden folgende personenbezogene Daten und Pflichtangaben von Ihnen verarbeitet:

 

Ihr Nachname und Vorname, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers, bei Teilnehmenden aus Deutschland Ihre Kostenstelle, Land. 

 

Um eine Buchung Ihres Zimmer sicherzustellen und den Check-In für Sie vorzunehmen, werden wir dem für Sie vorgesehenem Hotel Ihren vollständigen Namen, Pass-/Personalausweisnummer sowie Ihren Buchungszeitraum des Zimmers mitteilen. Um Ihnen einen Transfer zum Veranstaltungsort zur Verfügung stellen zu können, verarbeiten wir Ihre Reisedaten (Reisezeitraum, Fluginformationen). Die Reisedaten sind sowohl bei Nutzung des Charterfluges als auch bei eigener Flugbuchung notwendig, um die Ankunftszeiten der Teilnehmer zu überblicken und die planmäßige Durchführung der Veranstaltung sicherzustellen. Im Falle von Flugverspätungen können Verspätungsszenarien greifen.

 

Im Falle einer erfolgreichen Registrierung/Zusage zur Chefkonferenz 2025 erhalten Sie eine Anmeldebestätigung per E-Mail. Kurz vor der Veranstaltung erhalten Sie eine weitere E-Mail mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung, QR-Code für die Akkreditierung und weiteren Informationen rund um die Veranstaltung (z. B. Agenda, Hotelinformationen). Im Rahmen der Akkreditierung zur Veranstaltung vor Ort erhalten Sie ein Namensschild, welches Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Land und das Veranstaltungsdatum enthält. Im Falle einer Absage der Einladung zur Veranstaltung erhalten Sie eine Absagebestätigung. Die Daten der Absage werden verarbeitet und 9 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen  Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

 

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -abwicklung durch die Volkswagen AG zur Anbahnung und Erfüllung der durch die Anmeldung und beauftragten Leistungen zustande kommenden Vertragsverhältnisse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.  

 

In besonderen, unplanbaren Situationen, welche die Veranstaltungsdurchführung beeinträchtigen, bspw. Flugverspätungen, Hotelprobleme, verlorene Gepäckstücke, werden wir Sie kontaktieren. Sofern wir lediglich Ihre E-Mail-Adresse als Kontaktmöglichkeit kennen, werden wir Sie über diesen Weg zum Zwecke der Veranstaltungsdurchführung kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Sie haben auch die Möglichkeit im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung als optionale Angabe Ihre Mobilnummer anzugeben. Die Angabe Ihrer Mobilnummer ist freiwillig und somit erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).Sofern die Mobilfunknummer vorliegt, kontaktieren wir Sie in den o. g. Situationen zusätzlich telefonisch.
Ihre Daten werden 9 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht, sofern der Löschung keine anderen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
 

Weiterhin verarbeitet die Volkswagen AG Ihre personenbezogenen Daten zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Versteuerung der Veranstaltung und Verbeitragung Ihrer geldwerten Vorteile im Rahmen der unternehmerischen Compliance-Vorgaben. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), die sich aus §37b Einkommensteuergesetz ergeben. Die Aufbewahrungsfrist der zu steuerlichen Zwecken gespeicherten Daten beträgt gemäß §147 Abgabenordnung 15 Jahre. Anschließend werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern der Löschung keine anderen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Hinweis zur Erstellung und Nutzung von Bild-, Ton- und Filmaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung werden durch die Volkswagen Bild-, Ton- und / oder Filmaufnahmen angefertigt. Die Beteiligten müssen damit rechnen als Teilnehmer der Veranstaltung auf den Bild-, Ton- und / oder Filmaufnahmen der Volkswagen AG aufgezeichnet und verbreitet zu werden. Die Aufnahmen werden von der Volkswagen AG ausschließlich für Zwecke der internen und externen Kommunikation digital erstellt, bearbeitet, genutzt (z.B. für die Erstellung von Pressematerial) und, ggf. auch nur in Teilen, verbreitet und zur Veranstaltungsdokumentation veröffentlicht. Unbrauchbare Aufnahmen werden umgehend gelöscht.
 

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse der Volkswagen AG besteht darin, die Berichterstattung über Veranstaltungen der Volkswagen AG durch Bild-, Ton- und/oder Filmaufnahmen anschaulich zu dokumentieren und darzustellen. Dies bezieht sich daher nur auf allgemeine Aufnahmen, die das Geschehen auf der Veranstaltung verdeutlichen. 
 

Im Übrigen speichern und verarbeiten wir Ihre erhobenen personenbezogenen Daten solange, wie dies für die interne und externen Unternehmenskommunikation zu der Veranstaltung erforderlich ist. Nach Beendigung der internen und externen Kommunikation zu der Veranstaltung werden die Daten wieder gelöscht. Nicht verwendete Aufnahmen werden spätestens nach der Veranstaltung wieder gelöscht. Eine Ausnahme entsteht grundsätzlich durch die dauerhafte Aufbewahrung unternehmensrelevanter und historisch bedeutsamer Unterlagen im Konzernarchiv. Für Archivzwecke können Ihre Daten grundsätzlich auch unbefristet gespeichert werden.

 

Zur Nachbereitung der aktuellen Veranstaltung und zur Vorbereitung zukünftiger Veranstaltungen erstellen wir anonyme statistische Auswertungen (z.B. Teilnehmeranzahlen, Ermittlung des CO2-Fußabdrucks der Veranstaltung (z.B. Anreisemittel, Entfernung Arbeitgeber-Veranstaltungsort)). Wir basieren diese Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Veranstaltungen so zu gestalten, dass sie den möglichst größten Nutzen für die Teilnehmenden haben und darüber hinaus mit gesetzten Zielen der jeweiligen Veranstaltung übereinstimmen. Die anonymisierten Daten werden nach 2 Jahren gelöscht.

 

Bei Fragen rund um die Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit über die E-Mail-Adresse kontakt@vwn-chefkonferenz.de Kontakt mit uns aufzunehmen. Hierfür werden lediglich Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anfrage verarbeitet. Ihre Daten werden spätestens 9 Wochen nachdem Ihre Anfrage abschließend beantwortet wurde gelöscht, sofern der Löschung keine anderen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre dort angegebenen personenbezogenen Daten, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihre Anfrage zu bearbeiten (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).  

C. Weitergabe an Dritte und Einsatz von Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies, insbesondere für die Vertragserfüllung, notwendig ist. Wir haben mit unseren Auftragsverarbeitern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und angemessene Garantien zur Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten vereinbart. Die Auftragsverarbeiter verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

 

Zu der eingangs in B. 1. bis 5. dargelegten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir die altares GmbH & Co. KG, Wiesenstr.21a, 40549 Düsseldorf, eingetragen unter der Nr. HRA 17760 im Handelsregister des Amtsgerichts Stadt Düsseldorf (Auftragsverarbeiter i.S. Art. 28 DSGVO) als Auftragsverarbeiter ein. 

 

Allgemeine Informationen

 

Die Volkswagen AG setzt auf ihren Webseiten verschiedene Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen. Es gibt Cookies, die für die Funktionalität der Webseite unerlässlich sind (sog. Funktionscookies), Cookies, die den Komfort eines Webseitenbesuchs erhöhen und z. B. Ihre Spracheinstellungen speichern (sog. Komfortcookies) und Cookies, aufgrund derer ein pseudonymisiertes Nutzungsprofil erstellt wird (sog. Trackingcookies). 

 

Für diese Webseite sind lediglich Funktionscookies vorgesehen.

Die Verarbeitung der Funktionscookies ist notwendig, um Ihnen einen Besuch der Webseite zu ermöglichen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

 

Weitere Informationen zu unseren Cookies entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie.

 

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.

 

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

 

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

 

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
 

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden berechtigten Interesse beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

F. Ihre Ansprechpartner

Transparenz im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wenn Sie Zweifel oder Fragen haben, sprechen Sie uns an:

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de. 

Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
dataprivacy(at)volkswagen.de


Stand: November 2024